Redenen waarom slimme bedrijven kiezen voor een VoIP telefooncentrale

Heeft je bedrijf een betrouwbare Internet verbinding? Als het antwoord ja is, dan kan je bedrijf baat hebben bij het gebruik van VoIP.

Afgekort van Voice over Internet Protocol, is VoIP een technologieprotocol dat het mogelijk maakt spraak- en multimediagegevens via het Internet te verzenden. In meer alledaagse termen: als je telefoneert, kunnen je spraakgegevens in pakketjes gedigitaliseerd worden en over het Internet reizen, in plaats van koperdraden en zendmasten te gebruiken.

Als je ooit een dienst als Skype, Zoom, of Google Hangouts gebruikt hebt, dan ben je al bekend met de basisfunctionaliteit van VoIP. Toch heb je er misschien nog niet over nagedacht hoe je dit soort functionaliteit kunt gebruiken als de voornaamste communicatiefunctie van je bedrijf. Tegenwoordig zijn er VoIP diensten op professioneel niveau die verder gaan dan de basis van hulpmiddelen als Skype om een geïntegreerde communicatieoplossing te bieden voor bedrijven van elke grootte.

In dit artikel belichten we 4 voordelen van het gebruik van VoIP voor je bedrijf.

1. VoIP leidt tot kostenbesparingen

Wie wil er nu geen geld besparen? Met een VoIP centrale kunnen bedrijven op de volgende manieren kosten besparen:

Lagere interlokale tarieven – Omdat spraakgegevens over het Internet worden verzonden in plaats van de verouderde koperdraad infrastructuur van ISDN te gebruiken, is het voeren van een interlokaal telefoongesprek vergelijkbaar met het versturen van een e-mail. De meeste VoIP aanbieders rekenen lage of geen interlokale kosten, wat de telefoonrekening van een gemiddeld bedrijf met ongeveer 40% kan doen dalen.

Bedrijven die gebruik maken van internationaal bellen kunnen nog meer besparen. Volgens een rapport kunnen bedrijven die over de hele wereld bellen hun interlokale kosten met meer dan 90% verlagen.

Kijk bij het evalueren van VoIP aanbieders eerst eens naar je telefoonrekening om te zien waar je te veel betaalt. Zijn je interlokale kosten hoog of betaal je voor een interlokale bundel om te voorkomen dat je over je abonnement heen gaat, zoek dan een VoIP aanbieder die helemaal geen interlokale kosten in rekening brengt.

Lagere hardwarekosten – Traditionele telefoonsystemen vereisen veel apparatuur om te werken. Die kosten kunnen oplopen, waardoor de installatie van een vast telefoonsysteem een grote financiële onderneming wordt.

VoIP systemen daarentegen vereisen maar weinig apparatuur. En kies je voor een hosted VoIP oplossing, dan heb je geen andere apparatuur nodig dan IP telefoons waarmee je gesprekken over het internet kunt ontvangen.

Lagere (of geen) onderhoudskosten – De enige constante met hardware is dat die het wel eens zal begeven. Onderhoud en reparatie van die apparatuur kan duur zijn, zeker als je geen gediplomeerde telefoontechnicus of IT ondersteuningsspecialist in je voltijdse staf hebt om problemen op te lossen als ze zich voordoen.

2. VoIP is mobiel

Omdat VoIP gebruikt kan worden op elk communicatie-apparaat met een Internet verbinding, gaat er een hele nieuwe wereld voor je bedrijf open. Jij en je medewerkers zijn niet langer gebonden aan je bureaus op kantoor of beperkt tot je terrein met een draadloze telefoon. In plaats daarvan kun je overal zijn en toch communiceren alsof je op kantoor bent.

Deze mobiliteit is een spelbreker, vooral voor kleine bedrijven. Als je werknemers hebt die thuis werken, reizen, of in verschillende delen van het land zijn, kunnen jullie allemaal met elkaar communiceren vanaf één enkele telefoonlijn.

Zelfs als jij en je team allemaal op dezelfde plaats zijn, kan het hebben van telefoonfunctionaliteit buiten het kantoor zowel je interne als externe communicatie verbeteren. In plaats van te proberen een medewerker op zijn persoonlijke mobiele telefoon te bereiken als hij weg is (of een voicemail op zijn bureautelefoon achter te laten), kun je bijvoorbeeld rechtstreeks naar zijn zakelijke lijn bellen, en die belt dan naar zijn mobiele toestel. Om het evenwicht tussen werk en privé niet in de war te sturen, kunnen medewerkers hun toestellen op tijdelijk niet bereikbaar zetten, meldingen uitschakelen, en antwoorden met automatische berichten over hun beschikbaarheid.

3. VoIP heeft meer mogelijkheden

Traditionele telefoonsystemen kunnen niet meer concurreren met de geavanceerde functionaliteit van VoIP. Niet alleen hebben vaste telefoonsystemen minder mogelijkheden, maar aan die mogelijkheden hangt ook een stevig prijskaartje. Vergelijk dit met VoIP, waar de meeste functies standaard zijn voor één laag tarief, en bedrijven meer diensten kunnen toevoegen tegen lagere prijzen.

Niet alle VoIP systemen zijn hetzelfde, maar die voor bedrijven zijn meestal voorzien van de volgende functies:

– Wachtmuziek en eigen marketingboodschappen

– Menu’s 

– Doorschakelen, doorverbinden en opnemen

– Gespreksanalyse

– Automatische verdeling van gesprekken

Elk van deze functies heeft waarde voor een bedrijf, of je nu drie werknemers hebt of 300. Misschien is het grootste voordeel van een VoIP telefooncentrale wel dat je deze functies implementeert op een manier die je bedrijf professioneler maakt. Je kunt veel groter lijken dan je bent, en je klanten en bellers een klantenservice op VIP-niveau bieden.

4. VoIP is schaalbaar

Als je bedrijf groeit, dan is het logisch dat je medewerkers moet toevoegen. Vanuit communicatie-oogpunt kan dat een beetje een gedoe zijn. Als je een traditioneel telefoonsysteem gebruikt, dan heb je een nieuwe telefoon nodig, en die telefoon moet voorzien zijn van een actieve lijn. Afhankelijk van de opzet van je kantoor kan dat een duur bezoek vergen van een technicus die een lijn moet toevoegen en je hele systeem opnieuw moet configureren.

Bedrijven die VoIP hebben kunnen hun leverancier bellen en binnen enkele minuten een lijn toevoegen.