Het belang van een goede project planning

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit gaat zeker op bij projectmanagement. Voor ieder project is een goede project planning onmisbaar. Toch zijn er nog altijd projectmanagers die het achterwege laten of er naderhand mee starten. Waarom toch, vraag je je dan af. Het is namelijk helemaal niet moeilijk. Daarom voor iedereen die dit nog niet tussen de oren had, nog één keer het belang van een goede project planning.

Klussen of een project?

Er zijn mensen die bijna alles wat ze naast hun reguliere werk doen, een project noemen. Bij projectmanagement is het echter wel handig om zaken uit elkaar te trekken. Een project is een verzameling van samenhangende activiteiten die door verschillende mensen uit diverse eenheden worden uitgevoerd. Het doel is om iets te realiseren binnen een bepaalde periode, met een vastgesteld budget en aantal uren. We spreken hierbij vaak over ‘tijd, geld en middelen’. 

Een klus lijkt hier enigszins op maar de opdracht is veel kleiner en wordt door slechts enkele medewerkers uitgevoerd. Voor een klus heb je dus geen uitgebreide planning nodig, voor een project des te meer.

De voordelen van een project planning

Een goede project planning is dus onontbeerlijk voor het slagen van een project. De belangrijkste voordelen zetten we hieronder voor je op een rijtje.

Beter overzicht

Als je een goede project planning hebt, begrijp je jouw project veel beter. Je hebt een goed inzicht in welke resources aan welke delen werken en wanneer ze gereed moeten zijn. Op die manier heb je dus ook goed zicht in welke fases je wel of juist geen vertraging mag oplopen. 

Resultaat gericht

Met een goede project planning zal je over het algemeen genomen resultaat boeken. Doordat je het overzicht hebt zodat je bij onverwachte ontwikkelingen heel snel kunt bijsturen, zal je ook vaak sneller je project kunnen afronden. 

In control

Als je met je opdrachtgever in conclaaf gaat, kan je natuurlijk ook niet zonder een duidelijke project planning. Je komt hier niet alleen professioneel mee over bij je opdrachtgever. Je kunt ook weerwoord geven als hij iets verlangt dat niet mogelijk is of veel meer tijd kost. Met een projectplanning kan je laten zien dat je in control bent. Dit is iets wat iedere opdrachtgever absoluut weet te waarderen. Deze zal je dus veel serieuzer nemen. Mochten er door omstandigheden afwijkingen optreden, kan je met een goede project planning veel beter de gevolgen uitleggen aan je opdrachtgever. 

Conclusie

Zonder gedegen project planning zal jouw project waarschijnlijk niet binnen de vastgestelde tijd en het beoogde budget worden afgerond. Een project planning zorgt ervoor dat de kans op slagen 50 procent groter wordt. De tijd die je moet investeren in het maken van een planning, bij een gemiddeld project praten we over enkele uren, verdien je dubbel en dwars terug. Zonder project planning zal je vroeg of laat in de problemen komen en zal je zaken moeten herstellen. Dit kost altijd meer tijd dan die paar uur die je aan de planning hebt besteed.