10 tips om de juiste projectmanagement software te kiezen

Voor bedrijven die projectmatig werken is goede projectmanagement software onmisbaar geworden. Maar de concurrentie tussen de softwarebedrijven is groot. Er zijn veel (online) projectmanagementtools te vinden. Vaak zijn ze soortgelijk, maar toch heeft elke tool zijn eigen uniek gegeven. Zelf vind ik de tool van Prinzi heel prettig, maar dat is natuurlijk iets persoonlijks. In dit artikel lees je daarom 10 tips die je helpen om de juiste tool te kiezen.

Tip 1 – Gebruiksvriendelijkheid

Een projectmanagementtool valt of staat met zijn gebruiksvriendelijkheid. Is het veel gedoe om een project in te voeren of te wijzigen? Is het lastig om updates door te voeren? Dan is de tool niet geschikt.

Tip 2 – De Gantt chart

Een projectmanagementtool met Gantt chart opties heeft een streepje voor. Deze mogelijkheid zorgt ervoor dat je planning visueel wordt. Zo zie je snel en eenvoudig welk werk je team moet doen in de eerstvolgende weken.

Tip 3 – Taak management

Je wil projecten in zo klein mogelijke taken onderverdelen. Soms zelfs tot subtaken. Bekijk goed tot op welk niveau je het project kan invoeren en of dat aansluit bij jouw behoeften.

Tip 4 – Kan je informatie delen met externe partners?

Soms werk je samen met externe consultants of andere bedrijven. Dan kan het nuttig zijn dat je hen toegang kunt verlenen tot het project. Zo word je altijd gerapporteerd over de projectstatus.

Tip 5 – Real-time rapporten genereren

Hoeft dit uitleg? Het kan altijd handig zijn om je baas, directe leidinggevende of bestuur op de hoogte te brengen van een project met een overzichtelijk rapport.

Tip 6 – Overzichtelijk dashboard

Zeker als je meerdere projecten tegelijkertijd hebt, is een goed vormgegeven, visueel dashboard handig. Zo weet je in één oogopslag welke projecten op tijd opgeleverd zullen worden en welke projecten in vertraging zijn.

Tip 7 – Veiligheid

Goede projectmanagement software is veilig. Punt.

Tip 8 – Handige user interface

Een goede user interface toont wat de gebruiker nodig heeft. Een projectmanager heeft heel andere noden dan een medewerker die bijvoorbeeld de communicatie van het project doet. Goede projectmanagementtools tonen elke gebruiker wat hij moet weten. Niets meer én – uiteraard – niets minder.

Tip 9 – Kan je het customizen?

Sommige bedrijven vinden het belangrijk dat klanten weten met wie ze samenwerken. Daarom kan je het nuttig vinden dat je de tool kunt customizen met je eigen logo, huisstijlkleuren, lettertypes, enzovoort.

Tip 10 – Test!

Heel wat online tools bieden een gratis testperiode aan. Test éénzelfde project met één team op minimaal drie tools uit. Zo weet je snel welke tool het beste bij jouw projecten en bedrijf aansluit.